Hybride vormen van overleggen

Tijdens een digitale lunch met een aantal collega’s, kwam de vraag: wat betekent het nieuwe normaal voor thuiswerken? De aanwezige medewerkers werken inmiddels al ruim een jaar voornamelijk thuis. Ze gaven aan dat ze aan de ene kant graag weer naar kantoor willen komen, om collega’s te zien, voor de gesprekken bij het koffiezetapparaat, voor het onderlinge contact en voor de samenwerking. Maar aan de andere kant zien zij ook veel voordelen in thuiswerken omdat je je gemakkelijker concentreert en de output snel hoger ligt. Alle lunchdeelnemers zien in de toekomst dan ook een vorm van en-en als ideale situatie. Zowel op kantoor als thuiswerken dus. En afgelopen jaar heeft bewezen dat dat ook heel goed kan. In samenwerking met de ondernemingsraad hebben we daarom een nieuwe thuiswerkregeling opgesteld die faciliteert dat medewerkers de helft van de tijd thuis kunnen werken wanneer ze dat willen en wanneer de werkzaamheden het toelaten. Op die manier maken we gebruik van de voordelen van samenwerken op kantoor en van het werken thuis.

Digitaal dineren en vergaderen

Eigenlijk was de lunch waarin we dit bespraken al een voorbeeld van dit hybride model; een aantal medewerkers onder wie ikzelf waren op locatie aan het werk en een aantal andere deelnemers deed dat vanuit huis. En zo had ik afgelopen week meer bijeenkomsten die deels digitaal waren, deels hybride en deels fysiek. De week begon met een digitaal overleg tussen de OR en vertegenwoordigers van onze raad van commissarissen. Dit overleg hebben we twee keer per jaar zodat de medewerkersvertegenwoordiging direct contact heeft met onze commissarissen. En geeft het de RvC de mogelijkheid om naast de gesprekken met de bestuurder een gevoel te krijgen voor wat er speelt binnen het bedrijf. Deze vergadering liep weer bijzonder constructief. Duidelijk was dat alle verschillende stakeholders een gezamenlijk doel hebben. Later die avond had ik als bestuurder overleg met de RvC waarin we onder andere de jaarrekening 2020 hebben besproken. Deze is door de RvC goedgekeurd en wordt nu met de aandeelhouder besproken tijden de aandeelhoudersvergadering komende week. Ook dit overleg deden we digitaal, waarbij we vanuit Scalabor wel samen op de Driepoortenweg zaten en door het horecateam een heerlijke maaltijd voorgeschoteld kregen!

Een heerlijke maaltijd kreeg ik ook tijdens het lentediner georganiseerd in Den Haag door de Achterhoek. Dit diner wordt jaarlijks nabij het Binnenhof georganiseerd met als doel Tweede Kamerleden te laten zien wat de Achterhoek allemaal te bieden heeft. We zien namelijk dat Kamerleden al snel het vizier richten op Den Haag en omstreken en soms vergeten dat Nederland groter is dan alleen de Randstad. De Achterhoek presenteerde dit jaar een nieuwe campagne over hun innovatieve economie in combinatie met goed werken en leven en ik mocht vanuit mijn rol als werkgeversvertegenwoordiger een eerste reactie geven. Natuurlijk waren ook hier de coronaregels van toepassing, dus in Den Haag was slechts een aantal mensen fysiek aanwezig. De andere deelnemers belden in. Voorafgaand aan het lentediner, ontvingen de deelnemers thuis hetzelfde diner wat zij alleen nog hoefden op te warmen. Wat een mooie, hybride manier om toch bij elkaar te komen en te kunnen dineren.

Verrassende inzichten

Mijn overleg met de Actieraad Deltaplan Leven Lang Ontwikkelen op dinsdagavond was volledig digitaal. Dan merk je dat we steeds meer gewend raken om op deze manier te vergaderen. Sterker nog, een aantal facetten zijn best heel goed: geen reistijd, iedereen is altijd op tijd, vaak wordt de vergadering opgenomen zodat je het nog eens kunt terugkijken en mensen zijn heel gedisciplineerd in spreken en naar elkaar luisteren. En wanneer iemand dat niet doet, kan je die persoon gewoon op mute zetten! Aan de andere kant mis je toch ook de lichaamsuitdrukking, luchtige opmerkingen tussendoor en één-tweetjes bij het koffiezetapparaat. Ik realiseerde me daarbij dat ik de mensen in deze actieraad alleen nog maar digitaal gezien heb. En dat leidt soms tot nieuwe inzichten. In een ander overleg dat ik afgelopen week fysiek had kwam ik erachter dat mijn gesprekspartner hoogzwanger is. Tot dan toe had ik alleen hoofd en schouders op een scherm gezien!

Bijkomend voordeel van de digitale bijeenkomst met de Actieraad was dat ik direct daarna zo in een ander digitaal overleg kon stappen, zonder dat ik moest reizen, dus zonder een agenda probleem. De Commissie Samenleving van de gemeenteraad van Zevenaar had gevraagd of ik het jaarverslag van Scalabor wilde toelichten. Graag zelfs en wat ik heel leuk vond was hoe positief de aanwezige raadsleden waren over de ontwikkelingen bij Scalabor. Zij gaven daarbij aan dat mensen vaker worden uitgenodigd om te komen spreken wanneer iets niet goed gaat. Deze keer wilden ze ons juist spreken om aan te geven dat ze zeer tevreden zijn. Heel gaaf! We kwamen vervolgens op een aantal punten die we gezamenlijk oppakken, zodat meer mensen begeleid kunnen worden naar passend werk in de gemeente. En zo werkte deze digitale versie van vergaderen ook best goed.

In tegenstelling tot het succesvolle digitale vergaderen, hoe heerlijk was het ook om donderdagmiddag met een relatie af te spreken op een terras in de stad. Ik realiseerde me toen pas hoe ik dat gemist heb! Zeker, digitaal kan heel efficiënt zijn en de hybride varianten zijn innovatief en werken best goed. Maar uiteindelijk moet je elkaar ook gewoon kunnen zien en gelukkig kan dat weer steeds vaker.